《合同管理風險控制下》-北京元年管理咨詢 

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發布時間:2018-06-04

《合同管理風險控制下》

包先生包先生

企業涉及到的風險主要包括戰略風險、信用風險、操作風險、法律風險、市場風險等,對于規模化、規範運作企業來說,除了企業戰略投資方向選擇外,對企業内部與外部的業務管理風險都可以通過合同管理環節預防、監控與事後應對可能對企業造成的影響。

針對企業規模大小,可将合同管理分類為三級管理或者二級管理機制。下面以兩種管理機制進行分别闡述:

當企業處于初創或發展早期階段,公司人力資源配置不夠充足、盈利能力率不高情況下,公司對合同管理主要通過二級管理機制完成,包括業務部門的合同動态跟進管理與财務部門的監督複核管理。一旦存在業務合同簽訂意向後,業務部門初步起草合同文本,經過公司相關業務主管領導或總經理核實确認後,交由财務部門審核并動态跟進合同履行狀況,按照合同約定實施相應的款項支付手續。

當企業快速發展到一定規模,産品或服務盈利率達到或超過行業平均水平,月均簽訂合同數量達到相應規模後,需要企業設置專門合同管理部門,負責合同模闆的編制與維護,合同跟進狀态跟蹤與考核監督,确保合同執行狀況可視化,必要情況上線合同管理信息化系統,并每天自動提示合同執行情況,将合同跟進與考核自動化,達到跟進效果;業務部門負責業務合同數據的維護與合同履行動态跟進維護,并定期向分管領導彙報合同執行情況,反映合同履行過程中存在的問題與可能的風險;财務部門負責跟進合同執行狀況并根據财務資金管理角度反饋合同執行效率。在企業規模足夠大,合同歸口管理部門需要建立合同管理風險庫,并定期組織相關财務、業務人員參與組織合同執行風險案例分享,強化合同從生到終過程中的風險控制問題,為企業健康運營排除不良因素。

作為貫穿業務主線的合同,積累并有效防控風險是企業經營能力成熟度的體現方式之一,下面将日常合同管理環節存在的風險列式如下:

1) 合同違反國家法律、法規和公司内部規章制度的要求

2) 合同内容和條款不完整、表述不嚴謹、不準确,或存在重大疏漏和欺詐

3) 合同内容權責不對等

4) 合同未經适當審核或超越授權審批

5) 審核人員雖然通過審核發現問題但未提出恰當的修訂意見

6) 合同起草人員沒有根據審核人員的改進意見修改合同

7) 忽視被調查對象的主體資格、資信情況及履約能力的審查

8) 在合同簽訂前錯誤判斷被調查對象的信用狀況,或在合同履行過程中沒有持續關注對方的資信變化

9) 對被調查對象的履約能力不當評價,将不具備履約能力的對象确定為準合同對象,或将具有履約能力的對象排除在準合同對象之外

10) 合同談判簽訂過程中,與供應商串通舞弊行為

11) 合同談判簽訂中忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步

12) 超越權限簽訂合同、合同印章管理不當

13) 合同拆分審核或将主從合同拆離審批

14) 在合同履行過程中,未能及時發現已經或可能導緻企業利益受損情況并未能采取有效措施,沒有恰當的履行合同義務

15) 合同生效後,對合同條款未明确約定的事項沒有及時協議補充或調整變更

16) 合同糾紛處理不當

17) 合同内容變更後未履行審核程序

18) 合同信息安全措施不當

19) 合同保管不規範或合同流轉、借閱和歸還缺乏有效的審批和監管

20) 合同印章被誤用

21) 合同印章使用不符合規範。

合同風險管理也同樣遵循成本趨大原則,風險永遠存在,無法避免。隻有事前增加必要的防控措施,可以降低風險發生的概率,進而減少對企業負面影響或經濟損失。

按照風險管理環節的成本管控,可将風險成本分為預防成本、控制成本與損失成本。

預防成本是指風險發生前實施相應的額外預防措施而增加的成本,可包括新增加的安全設備,比如常用的滅火器、安全帽等;可包括新增加的管理流程或增加崗位,如企業支付款項要進行複核,會計、出納要有效分離,增加一個崗位;這些預防成本投入占全部風險成本比重的高低,充分表現出企業管理水平,一般情況下超過50%說明企業管理能力較高。

控制成本是指風險事件正在發生,人員實施現場補救措施而形成的成本投入。控制成本能夠反映企業相應崗位人員對本職工作的動态監控及責任态度情況,能夠及時發現并采取行動的并将控制成本占風險成本比重不高于30%的說明企業風險文化尚好,可能成熟度經驗不足。

損失成本是指風險事件發生完畢,企業及時采取應對措施也無法挽回損失。在企業管理過程中,損失成本也分為高、中、低差别,如果高損失成本發生說明企業管理能力低下,比如發生的煤礦坍塌事件、三鹿奶粉的三聚氰胺事件就是典型的高損失成本事件;比如發生海底撈衛生安全事件對食品企業造成中等程度的影響;擴大性引誘宣傳是很多企業在銷售産品過程中使用的策略,盡管短期可能有影響,但是長期一定會傷害到企業的自身産品,可能根據不同産品特點影響程度大小不同。

合同管理環節,加大合同簽訂前的市場調研與合同内容簽訂,及早預警防控風險不僅僅降低經濟損失成本,可提高人員對風控管理信心,有助于風險管理文化的健康推進。

 

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