《企業集中采購模式與分散采購優劣勢的比較分析》-北京元年管理咨詢 

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發布時間:2018-04-18

《企業集中采購模式與分散采購優劣勢的比較分析》

邊先生邊先生

      随着經濟全球化和信息網絡技術的高速發展,市場競争逐步變為國際化的競争,集中采購作為企業發展的重要環節,不僅僅是企業全面降低成本,獲得競争優勢的有力保障,也是集團化企業進行企業制度建設管理過程中加強集團管控的重要手段。

集中采購顧名思義是指通過對同一類型的材料進行集中化采購來降低采購成本,是企業或者集團設立專業部門為其他部門采購統一提供服務的一種采購形式,是企業内部采購管理集中化的趨勢。與集中采購相對應,分散采購是由公司相關部門或下屬各單位(如子公司、分廠、車間或分店)實施的滿足自身生産經營需要的采購。

下面結合我在項目中遇到的某大型國有企業的事例,進行一些分析對比。

企業始建于1956年,擁有50餘年的曆史。2010根據國有企業改制及相關部委要求,由科研機構轉制為有限責任公司。公司注冊資本3.2億元,員工1000餘人,公司原有的采購模式主要存在以下問題:

1.公司内部采購部門設置重複,機構繁瑣,人員成本支出較大。

2.各采購部門采購方針、規則不統一,無法對外統一采購,供應商對同一公司采用不同方式進行産品供應,造成公司對外采購形象降低。

3.各部門對于同類貨物的采購,不能形成統一标準規格,造成貨物的價格混亂,貨物的售後、維護、維修工作難度加大,成本增加。

4.由于是分散采購,不能形成采購的規模優勢,造成采購的成本增加,同時分散的貨物由于不具備規模優勢不足以吸引貨物的核心供應商參與競争。

5.采購部門對供應商沒有進行統一的科學管理,供應商流失或變更情況較為嚴重,影響了企業的生産運作。

6.與關鍵供應商之間的溝通與合作尚停留在交易層面,未注重深層次合作關系的培養。

7.供應商的評估體系、激勵機制和淘汰機制還未形成。

8.公司屬于科技型企業,對于非标産品材料采購的技術要求很高,公司采購部門、采購人員的采購專業能力水平較低,采購活動具有盲目性。

2012年,公司組織機構重新調整,成立了采購公司,主要負責公司的集中采購管理,實行集中采購的采購管理模式主要有以下幾點原因:

1.面對激烈的市場競争,原有采購模式的種種弊端顯現,已經不能适應公司飛速發展的需要,采購體系的改革勢在必行。

2.采購成本是企業生産乃至銷售整個環節中最主要的成本,采購成本的高低會直接影響到企業的最終獲利情況。

3.企業的集中采購相對傳統分散采購而言,可以有效地降低采購的人工、庫存、管理等方面的成本。

4.降低采購成本是企業降低成本的主要手段。企業通過實施有效的計劃、組織與控制等采購管理活動,合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點,以有限的資金保證經營活動的有效開展,在降低企業成本、加速資金周轉和提高企業經營管理水平等方面發揮着積極作用。

5.集中采購主張集中、規模化采購,這正是高層管理者集權管理的一個方面。

國有企業集中采購思想的建立原則

1.集中采購工作是建立在合法合規的原則之上。國有企業的特點是使用國有資金因而必須堅持建立在合法合規的原則之上,既要符合國家、部門行業的行政法規也要符合地方政府的屬地化管理要求,堅決避免違背法律、法規現象的出現,并合理應用法律、法規來解決問題。如基建工程項目的采購,地方建設主管部門要求此類項目必須按地方招标辦公室進行招投标,從而規避了大型工程項目采購過程中的風險,有利于保證采購過程的公平、公正。

2.國有集團化企業集中采購模式建設初期采用“管采一體”模式,成熟後逐步進入“管采分離”模式,充分體現服務的意識“管采一體”是政府采購中心組建初期的模式,也是集團化公司集中采購制度推行的必由之路。由于集中采購的推行涉及到集團内部多種利益、權利的重新分配,必然會受到阻礙。因此在推行初期一定要具備高級管理職能才能順利推行下去。但是這種“管采一體”是集“裁判員和“運動員”于一身的工作機制,存在“變分散腐敗為集中腐敗”的可能,所以“管采一體”隻應是國有集團化企業集中采購部門成立初期模式建立過程中的一個初級階段。

在國有集團化企業集中采購部門正常運行後就要實行“管采分離”的模式,“管采分離”可以充分體現采購部門的服務意識,有利于防止腐敗,有利于供應商的充分競争,發揮集中采購的最佳效益。如某大型國有集團化企業采取建立平台公司的集中采購模式,負責集團範圍内的集中物資采購的具體實施,集團公司制定采購管理辦法,對集中采購實施統一管理,有效地降低了成本,提高了效率。

3.集中采購項目内容根據帕累托分析法及“二八原則”進行确定。帕累托分析法又稱ABC分類法或巴雷托分析法、柏拉圖分析、主次因素分析法,它是根據事物在技術或經濟方面的主要特征進行分類排隊,分清主要、次要和一般項目,從而有區别地确定采購管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對象分成A、B、C三類,所以又稱為ABC分析法。而“二八原則”也稱為“80/20效率法則”,源于意大利經濟學家帕累托,即20%因素往往決定事物80%的結果。這一原則表明,少的投入,可以得到多的産出;小的努力,可以獲得大的成績;而關鍵的少數,往往是決定整個組織的效率、産出、盈虧和成敗的主要因素,故亦稱為“重要的少數和普遍的多數”,即集中采購隻需要控制20%的采購項目品項總數,但是其累計采購金額可以占到整個集團總采購金額的80%,這就是我們通常所說的“二八原則”。 

首先,收集集團各下屬企業年度計劃,對原始數據進行整理、整合并計算,如計算同類項目總采購金額,同類項目數,占總采購金額的百分比等内容。第二,制作ABC分類表。用大排隊的方法将全部品目逐個列表并按采購額度的大小,由高到低對所有品目順序排列;最後将累計品目百分數與平均資金占用額累計百分數相結合,按一定比例分為A、B、C三類。運用帕累托分析法及“二八原則”對集中采購項目進行确定有利于把握住集中采購的主線,充分發揮集中采購的降低成本效應,減少集中采購實施的盲目性,減少采購工作量。

4.加強集中采購的廉政管理。由于集中采購部門成立初期是集“裁判員”和“運動員”于一身的工作機制,大規模的采購項目容易滋生腐敗,為避免腐敗現象的滋生,集中采購工作的每個環節必須是在公司紀檢部門的嚴格監督下進行,采購人員簽署道德行為約束文件,堅決避免私下與供應商接觸;完善集中采購制度,減少人為彈性操作,定期對關鍵崗位實施輪崗制度,完善集中采購内部審計監督制度,要求内審部門對集中采購項目進行合規性的跟蹤審計監督,發現問題及時移交紀檢監察實施監察和查處,切斷腐敗滋生的土壤

集中采購與分散采購模式的優劣勢比較分析

集中采購的目的是取得優惠的待遇、降低采購成本,同時獲得一批寶貴的供應商資源。對大多數工業企業而言,維持生産需要的各種原輔材料、輔助材料、輔助設備、燃料以及服務的采購,依據不同品種在一定時期内所處的市場環境,對應的采購方式可分為戰略采購、集中采購、瓶頸采購和正常采購。

一、集中采購模式優勢分析

集中采購是将有限的、分散的采購人力、采購資源集合起來,形成一個合力,共同應對市場,充分利用“大市場”資源吸引更多的供應商參與所采購物資的競價,通過詢價、比價、談判,發現價格,取得優惠的待遇,降低采購成本,同時獲得一批寶貴的供應商資源。集中采購的優勢主要體現在以下幾個方面:

1.有利于采購資源整合

集中采購相對于分散采購規模大,效益好,易取得主動權,易保證進貨質量,有利于統籌安排各種物品的采購業務,有利于物品的配套安排,有利于物流的整體規劃。合理體制保證的前提下,通過集中采購,公司總部将分散在各分公司的采購資源加以整合,對外體現一家人、擰成一股繩,可以使采購規模增大,吸引更多的供應商加入公司的供應商隊伍。集中采購為資源整合提供了便利,提供了舞台。資源整合不是采購數量的簡單加總,而是從戰略上或更高的層面上調整供應商結構,謀求從更廣泛的市場範圍内調控資源渠道,提高資源的保障度。

2.有利于降低交易費用和節約采購成本

某大型國有集團化企業集中采購的特點是借助平台公司與下屬企業實施集中采購與分散采購相結合的模式。納入集團集中采購範圍的由平台公司統一實施采購,包括供應商的準入、日常管理、評估等,未納入集團集中采購範圍的由下屬企業自行采購,既發揮了集中采購的成本優勢,又保證了下屬企業采購效率和靈活度。

分散的重複勞動集中在一起,通過向供應商詢價、供應商報價、彙總、對供應商提供商品的質量、價格,服務、保障度、美譽度、應對突發事件的能力等方面做出評價,結合總部和各分公司所作的市場調研,做出年度、季度采購草案,提交集中采購領導小組讨論通過,整個采購過程占用時間較短,能夠大大降低交易費用。

 由于集中采購遵循了市場經濟的規律,具有招标采購的部分特點。一方面,能夠在供應商之間挑起“背靠背”競價,各供應商為了達到其競争目标,存在競相以優惠的價格出賣産品的客觀事實。另一方面,由于集中采購的規則由買方制定,買方可以更加方便地采用有利于己方的方案确定交易,實現最佳資源配置的目标,而且還可大大節約采購費用。

3.有利于供應鍊管理

供應鍊是上、下遊企業之間一種基于協作協調、良性互動的經營戰略,它以彼此的主要産品為紐帶,把跨企業的業務運作聯合起來,以期共同降低經營成本、經營風險,提高競争力。采購管理是供應鍊管理的關鍵環節,集中采購又使供應鍊管理在更廣、更大、更深的空間内實施。

4.有利于規範采購行為,提高采購過程的透明度

集中采購從制度上解決了計劃權、采購權、使用權的三權分離問題,健全了規章制度,明确了各部門的分工,合理解決了部門之間的接口,規範了采購行為;采購的全過程分别由不同部門協作完成,分别接受法律事務、質量檢查、财務、紀檢等部門的監督和檢查,通過集體決策,提高了采購過程的透明度,能夠有效地防止腐敗的滋生和蔓延。

5.有利于提高企業之間的誠信度,減少三角債

某集團化企業集中采購的實踐表明,在當前我國的市場經濟條件下,集中統一采購的嚴肅性高于分散采購和自由采購,合同的條款得到大多數供應商的認可,在執行過程中,雙方能夠信守承諾,均衡發貨,企業之間的誠信程度有了明顯的提高,更有利于得到供應商的支持和保障。作為大型的國有企業集團,自覺地承擔了維護社會主義市場經濟正常運行的義務,樹立了良好的市場形象,這種先進的企業文化所産生的品牌效應又必然會給該企業帶來更多、更大的市場機會,促進集團企業的快速協調發展。

二、集中采購模式劣勢分析

當然,任何一種采購形式也都有其局限性,集中采購也不例外,集中采購相對于分散采購具有量大、過程長、手續多、容易造成庫存成本增加、占用資金、采購與需要脫節、保管損失增加、保管水準要求增高的弊端,且容易挫傷基層的積極性、使命感和創新精神。集中采購的劣勢主要體現在以下幾個方面:

1.價格在一個季度區間内相對保持不動,有時會與市場産生嚴重背離,執行起來有較大的難度,特别是在市場價格下行階段,買方雖然鎖定了成本,卻會遭受一定的損失。

2.由于在目前實施的集中采購模式中,企業之間的認識還存在一定的差距,合作信譽有待進一步提高。

3.由于“船大難掉頭”,相對較長的定價周期和決策機制,導緻物資供應周期長,采購過程效率不高,面對激變的市場變幻難于做出快速反應。

企業在實際運營過程中,會出現物資供應周期長、采購過程效率不高、采購的物資質量得不到保障、供應廠家的管理不到位、從業人員的生産經營服務意識不強等情況。這主要是因為由于制度執行不得力,缺乏制約機制。企業的采購離不開健全的制度的監督管理。集中采購是否能夠規範運行,是否能為企業節約生産成本,最主要的還是要建立健全合理的規章制度,并且認真落實

分散采購模式優點與缺點分析

分散采購是集中采購的完善和補充,有利于采購環節與存貨、供料等環節的協調配合,有利于增強基層工作責任心,使基層工作富有彈性和成效。

分散采購針對性較強,能适應不同地區市場環境變化,商品采購具有相當的彈性;分散采購決策效率較高,對市場反映靈敏,補貨及時,購銷迅速;由于部門或子公司可能擁有采購權,可以提高一線部門的積極性,提高其士氣;實施分散采購,部門或子公司擁有較大權力,從而便于分部考核,有較強的激勵作用。同時,分散采購模式也有許多缺點:如部門各自為政,權責分配不明确,容易出現交叉采購、人員費用較大;由于采購權下放,使采購控制較難,采購過程中容易出現舞弊現象;由于各部門或子公司的采購數量有限,難以獲得大量采購的價格優惠。

企業采購模式選擇的啟示及建議

通過對集中采購模式與分散采購的優劣勢比較分析,兩種模式各有利弊,因此,在實際采購中要因時制宜,趨利避害,揚長避短,根據企業自身的條件、資源狀況、市場需要,靈活地做出制度安排,并積極創新采購方式和内容,使本企業在市場競争中處于有利的地位。企業在選擇實施集中采購或分散采購模式時應充分考慮以下因素或标準:

1.采購需求的通用性及差異性。企業對購買産品所要求的通用性越高,從集中或協作的方法中得到的好處就越多。這就是為什麼大型公司中的原材料和包裝材料的購買通常集中在一起的原因。

2.潛在的節約。一些類型的原材料的價格對采購數量非常敏感,在這種情況下,購買更多的數量會立刻導緻成本的節約。對于标準商品和高技術部件都要充分考慮。

3.地理位置。當企業位于不同的國家或地區時,這可能會極大地阻礙協作的努力。由于國家或地區間的文化差異較大,國際貿易和管理實踐的水平也存在較大差異,一些大型公司已經從全球的協作戰略轉為地區的協作戰略。

4.所需的專門技術和專業的人才。有時,有效的采購需要非常高的專業技術,例如在高技術半導體和微芯片的采購中。因此,大多數電子産品制造商已經将這些産品的購買集中化,在購買軟件和硬件時也是如此。

5.價格波動。如果物資(如煤炭、小麥、咖啡)的價格對政治和經濟、氣候的敏感程度很高,集中的采購方法就會受到偏愛。

6.客戶需求。有時,客戶會向制造商指定他必須購買哪些産品,這種現象在飛機工業中非常普遍。這些條件是與負責産品制造的經營單位商定的,這種做法将明顯阻礙任何以采購協作為目标的努力。 

7.供應市場結構。有時,公司會在它的一些供應市場上選擇一個或數量有限的幾個大型供應商組織。在這種情況下,力量的均衡肯定對供應商有利,采用一種協同的采購方法以在面對這些強有力的貿易夥伴時獲得一個更好的談判地位是非常有意義的。

除了以上需要考慮的因素外,選擇合理的采購模式時,還應該有利于資源的合理配置,減少層次,加速周轉,簡化手續,滿足要求,節約物品,提高綜合利用率,保證和促進生産的發展,有利于調動各方的積極性,促進企業整體目标的實現等。

當然,集中采購和分散采購并不是完全對立的。客觀情況是複雜的,可能僅一種采購方式是不能滿足生産需要的,大多數公司在兩個極端之間進行平衡,在某個時候會采用集中的采購組織,而在幾年以後也許他們選擇更加分散的采購組織,或者是根據采購項目的分類将集中采購與分散采購相結合。研究采購物品的市場供求狀态,确定适當的采購方式,努力實現“确保供應,力保優價,合理儲備,生産滿意”是采購部門的工作目标和基本任務。


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